Op 30 juli 2025 publiceerde de fiscus een circulaire over de vrijstelling van doorstorting bedrijfsvoorheffing bij nacht- en ploegenarbeid. Deze circulaire zorgt voor meer duidelijkheid, maar brengt ook nieuwe regels met zich mee. We zetten de belangrijkste punten op een rij en lichten toe wat dit betekent voor werkgevers.
Vrijstelling doorstorting bedrijfsvoorheffing voor nacht- en ploegenarbeid
De vrijstelling van doorstorting bedrijfsvoorheffing bij nacht-, ploegen- en volcontinue arbeid bestaat al langer. Voor werknemers verandert er niets: hun nettoloon blijft gelijk. Voor werkgevers betekent het dat een deel van de ingehouden bedrijfsvoorheffing niet moet doorgestort worden, om de loonkost onder controle te houden en de competitiviteit van onze Belgische ondernemingen te ondersteunen. Vooral voor sectoren met veel ploegen- of nachtwerk is deze regeling belangrijk. Denk aan industrie en productie, logistiek en transport, de farmaceutische sector en de voedingsnijverheid.
De regeling staat onder strikte voorwaarden en de controles nemen de laatste jaren toe. Uit cijfers van KPMG blijkt dat bijna 93% van de bedrijven zich onvoldoende voorbereid voelt op een fiscale controle.
De nieuwe circulaire: de “bis-variant”
De circulaire van 30 juli 2025 verduidelijkt hoe de vrijstelling moet worden toegepast. Dit zijn de belangrijkste wijzigingen:
Correctiefactor op ondernemingsniveau
Er geldt voortaan één globale correctiefactor voor de hele onderneming. Een afwijking in één afdeling kan dus gevolgen hebben voor andere afdelingen. De onderneming kan wel opteren om deze “bis-variant” voor een bepaald stelsel toe te passen, in combinatie met de klassieke variant voor een ander stelsel.
Administratieve tolerantie 10%
Er is een marge van 10% toegestaan in de omvang van ploegen. Ligt de afwijking hoger, dan moet u overschakelen naar de bis-variant, tenzij u kunt aantonen dat dit buiten uw wil om is ontstaan. Let wel op: aan deze voorwaarde moet voor elke dag van de desbetreffende maand voldaan zijn, zoniet valt u automatisch onder de bis-variant. Daarnaast is het belangrijk om weten dat de berekening van dit afwijkingspercentage verschilt van die van het bis-percentage.
Aparte behandeling nachtarbeid
Nachtarbeid kan apart worden behandeld. In bepaalde gevallen kan dit voordeliger zijn dan ploegenarbeid onder de bis-variant.
Personeelscoëfficiënt
Bij structurele afwezigheden (bv. door ziekte, vakantie of opleiding) kan het aantal aanwezige medewerkers tijdelijk onder de vereiste ploegbezetting zakken. In dat geval mag een personeelscoëfficiënt worden toegepast: een berekende correctie waarmee bedrijven aantonen dat ze structureel wel aan de minimale ploeggrootte voldoen. De fiscus aanvaardt zo’n correctie enkel als ze goed onderbouwd is met cijfers en documentatie.
Ploegenpremie onder de loep
De fiscus blijft streng toezien op ploegenpremies. De hoogte van de premie en de toekenningsmodaliteiten moeten duidelijk in de cao of arbeidsreglementen vastgelegd zijn.
Wat betekent dit concreet voor werkgevers?
De circulaire zorgt enerzijds voor meer duidelijkheid, maar vraagt anderzijds ook meer discipline in de toepassing. Werkgevers zullen hun ploegenschema’s, berekeningen en interne procedures grondig moeten documenteren. Een correcte en actuele defense file is een must om te kunnen genieten van de vrijstelling bedrijfsvoorheffing.
Bovendien wordt optimalisatie belangrijker. Soms kan het voordeliger zijn om nachtarbeid apart te laten beschouwen, in plaats van alles onder de bis-variant te rekenen. Ook de keuze tussen de klassieke vrijstelling en de bis-variant blijft mogelijk, maar vraagt een analyse per afdeling en situatie.
Expertise van Start People en KPMG
Deze toelichting is gebaseerd op een recent webinar dat RGF Staffing België samen met Start People en KPMG organiseerde.
- Start People is een van de grootste uitzendbureaus van België en maakt deel uit van RGF Staffing. Het bedrijf heeft een sterke expertise in arbeidswetgeving en de dagelijkse praktijk van uitzendarbeid.
-
KPMG Tax, Legal & Accountancy ondersteunt ondernemingen met fiscale, juridische en accountancydiensten. Hun experten gaven tijdens de sessie toelichting bij de juridische en fiscale gevolgen van de nieuwe circulaire.